Mengenal surat intern

A.MEMO

Memo merupakan pesan singkat yang digunakan secara intern dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikan berita yang pendek dan sederhana.

Isi memo mencakup tentang :

Meminta atau member informasi / pesan

·         Memberi petunjuk

·         Mengingatlkan kembali sesuatu yang telah diberitahukan sebelumnya

·         Meminta suatu bantuan

·         Instruksi kepada bawahan.

Bagian-bagian yang berperan sesuai fungsinya :

·         Kepala memo yang terdiri atas nama lembaga/instansi/organisasi, petunjuk memo, nomor memo, isian untuk menuliskan nama pengirim dan nama penerima memo serta perihal.

·         Isi memo, walaupun tidak bersifat resmi, pada umumnya menyangkut perihal kedinasan.

·         Kaki memo yang berisi tanggal, nama, dan tanda tangan yang pemberi memo.

 Memo dapat digunakan untuk komunikasi yang bersifat:

·          Vertikal, yaitu atasan kepada bawahan

·         Horisontal, yaitu bawahan kepada atasan

·         Diagonal, yaitu seperti komunikasi antar pejabat.

B. SURAT EDARAN

Surat edaran merupakan surat yang diedarkan agar isinya dapat diketehui orang banyak.

Surat edaran biasanya diedarkan oleh instansi atau subjek surat yang mempunyai kedudukan lebih tinggi dan ditujukan kepada kepala atau instansi dibawahnya yang menjadi tanggung jawabnya.

Isi surat edaran berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. Surat ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil kebijaksanaan lebih lanjut.

Macam-macam surat edaran :

·       Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat          Indonesia yang bersifat nasional.

·         Surat edaran dan instansi pemerintah, adalah pemberitahuan

dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.

·         Surat edaran dari perusahaan:

1.      Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu.

2.      Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari perusahaan ke seluruh lapisan masyarakat.

Susunan isi surat edaran dari instansi pemerintah terdiri atas :

a)      Kepala surat

1)      Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya.

Tulisan “HAL” diberi garis bawah.

2)      Sebelah kiri atas :

Dibawah ”HAL” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju

3)      Sebelah kanan atas

Terdapat tanggal, bulan, dan tahun, sedangkan tempat tidak prlu dicantumkan karena sudah ada di dalam kop surat.

b)      Isi surat edaran /atau batang tubuh dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:

4)      Pendahuluan

5)       Inti,

6)      Penutup.

c)      Kaki surat/bagian akhir terdiri atas :

7)      Nama jabatan

8)      Tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran

9)      Nama pejabat dan NIP/NRP

10)  Cap dinas

11)  Tembusan (bila dianggap perlu)

C. DISPOSISI

ü  Disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau lenbar khusus (KBBI, 2001:270).

ü  Disposisi atau surat penugasan adalah surat yang di gunakan untuk menugaskan seseorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu.

D. PENGUMUMAN

Pengumuman merupakan pemberitahuan mengenai sesuatu yang di tujukan kepada sasaran yang bersifat umum dan terbuka untuk setiap orang.

Redaksi pengumuman berbeda dengan redaksi surat resmi, terutama tidak adanya alamat dalam. Selain itu nomor, lampiran, dan hal juga tidak di perlukan. Apabila dimungkinkan terdapat nomor, maka nomor tersebut tidak ditulis pada posisi seperti yang terdapat pada surat biasa, melainkan dibawah judul pengumuman. Kebanyakan pengumuman dimuat di media massa, tanda tangan penanggung jawab pengumuman juga tidak perlu dicantumkan.

Bagian-bagian komposisi pengumuman yang lengkap :

1)      Nama lembaga/instansi

2)      Judul

3)      Nomor

4)      Tubuh pengumuman

5)      Tempat dan tanggal

6)      Nama jabatan

7)      Tanda tangan

8)      Nama terang

E. SURAT PERINTAH KERJA & PETUNJUK KERJA

1)      Surat perintah kerja adalah surat yang digunakan untuk memerintah seseorang agar melakukuan pekerjaan.

Dalam surat perintah kerja, ada yang berlaku sebagai pihak pertama dan ada orang lain yang berlaku sebagai pihak kedua.

·                  Pihak pertama adalah orang yang menerbitkan surat perintah kerja (kepala kantor)

·                  Pihak kedua adalah orang yang akan bertangung jawab atau orang yang melakukan pekerjaan itu.

2)      Petunjuk kerja merupakan informasi tertulis yang berfungsi untuk memberi arahan atau petunjuk melakukan suatu pekerjaan.

Petunjuk kerja meliputi petunjuk penggunaan produk dan petunjuk teknis kerja.